monitoring

USER MANUAL SISTEM INFORMASI PENGAWASAN DOKUMEN UNTUK PERUSAHAAN PADA SURVEI/SENSUS BPS BERBASIS WEB

PENJELASAN UMUM

Sistem pengawasan ini merupakan sebuah sistem berbasis web dengan tujuan utama membantu BPS DKI Jakarta dalam pelacakan dokumen maupun pencacahan pada survei/sensus yang melibatkan perusahaan sebagai respondennya. Sistem ini ditujukan untuk pegawai BPS DKI (sebagai super admin) pegawai BPS kabupaten (sebagai admin dan PML), serta PCL di masing-masing kabupaten. Adapun fitur-fitur yang diakomodir dalam sistem ini adalah:

1. 1)Kelola Survei yang terdiri dari tambah, ubah, hapus survei/sensus.
2. 2)Kelola daftar kode dan nama daerah kabupaten, kecamatan, kelurahan di DKI Jakarta, yang terdiri dari tambah, hapus, dan ubah daerah.
3. 3)Kelola pengguna (user), yang terdiri dari tambah, ubah, dan hapus pengguna.
4. 4)Kelola sampel yang terdiri dari fitur unduh template yang berupa file excel dan upload sampel untuk mengisi daftar sampel pada suatu survei/sensus
5. 5)Kelola beban kerja PCL (memasangkan sampel dan PCL).
6. 6)Pengisian form progres dokumen dan form pencacahan. Form progres dokumen terdiri dari beberapa pilihan yang menggambarkan tahapan yang sedang dilalui dokumen. Form progres pencacahan menyediakan fitur untuk memperbarui status sebuah sampel, apakah telah dicacah atau belum.
7. 7)Lihat progres dokumen dan progres pencacahan. Super admin dapat melihat persentase pencacahan, detail sampel tercacah menurut level daerah maupun menurut tanggungan PCL.

Sebelum dijelaskan secara rinci alur penggunaan fitur pada masing-masing tingkatan pengguna, berikut adalahcara kerja sistem secara umum:

• oo Super admin membuat survei dan mengisi sampel
• oo Dokumen kuesioner dan dokumen lainnya memasuki tahap pengiriman ke Kab.
• oo Admin dan PML meng-update sudah sampai tahap mana dokumen dikerjakan
• oo PML membagi beban kerja untuk PCL
• oo PCL menerima dokumen kuesioner, melakukan pencacahan, dan update progres pencacahan
• oo Super admin dapat langsung memantau sudah sampai manakah kegiatan survei berlangsung dari hasil update admin, PML, dan PCL

Untuk dapat menggunakan sistem ini, jika masih menggunakan localhost, maka dapat diakses melalui http://localhost/monitoring/ , sebelum dapat menggunakan fitur-fitur yang tersedia, pengguna harus melakukan login terlebih dahulu.

• Login

• oo Setelah mengakses alamat url sistem pengawasan, maka akan terdapat tampilan seperti dibawah ini.

• oo Masukkan username dan password, lalu klik masuk.

• oo Jika tidak terdapat kesalahan pada username dan password, maka pengguna akan diarahkan ke dashboard sistem.

Setelah berhasil login, tampilan selanjutnya pada masing-masing level user akan berbeda karena fitur yang tersedia pun berbeda. Berikut akan dijelaskan cara penggunaan pada setiap level user.

• Super Admin

1. Dashboard

Berikut adalah tampilan dashboard dan menu yang tersedia untuk super admin. Pada dashboard, ditampilkan maksimal 5 survei/sensus terakhir yang sedang dilakukan. Terdapat menu daftar suvei, daftar daerah, daftar pengguna, sampel yang terdiri dari daftar sampel dan upload sampel, dan lihat progres.

1. Survei

Pada pilihan menu survei, akan ditampilkan terlebih dahulu seluruh daftar survei/sensus. Pada lingkaran nomor 1, terdapat fitur ubah dan hapus, sementara pada nomor 2, terdapat fitur tambah data. Tambah Data Survei

Ketika tombol tambah data di klik, maka user akan dialihkan ke halam form seperti dibawah ini. User dapat memasukkan data sesuai dengan data survei/sensus yang akan dilakukan. Setelah itu klik tombol simpan pada kiri bawah halaman.

1. Daerah

Menu daftar daerah tidak jauh berbeda dengan menu daftar survei. Terdapat fitur tambah, ubah, dan hapus. tampilan tabel dibedakan menurut level daerah, yaitu kabupaten, kecamatan, dan kelurahan.

1. Pengguna

Pada bagian ini disediakan sebuah tabel yang menampung daftar user yang dapat masuk ke sistem. Terdapat 3 fitur pada menu ini yaitu, tambah, ubah, dan hapus data. Pada saat membuat akun baru, selain mengisi identitas, pengguna juga harus memilih level user dan pada kota/kabupaten mana user bekerja.

1. Sampel

Pada level super admin, menu sampel terdiri dari 2 fitur yaitu lihat daftar sampel dan upload sampel. Ketika user memilih menu sampel, maka akan ditampilkan daftar survei yang ingin dilihat sampelnya seperti dibawah ini. Untuk melihat sampel pada suatu survei, klik lihat sampel pada bagian kanan tabel seperti di lingkaran merah.

Maka, akan diperlihatkan daftar sampel pada suatu survei seperti dibawah ini.

Fitur selanjutnya pada menu sampel adalah, upload sampel. Untuk dapat mengisi suatu sampel pada survei/sensus. Diperlukan beberapa tahapan sebagai berikut.

1. Download format excel.

2. File excel akan berisi beberapa kolom yang harus diisi sebagai berikut. Isi kolom sesuai data sampel. Kemudian simpan.

1. Setelah selesai mengisi, upload file dengan mengklik tombol choose pada lingkaran merah nomor 2. Kemudian pilih file excel yang telah disimpan dan klik open.

1. Lalu klik tombol preview seperti lingkaran merah nomor 3. Maka akan ditampilkan isi file excel tersebut seperti dibawah ini.

2. Jika data sudah benar, maka klik import dan sampel akan terdafatar pada survei/sensus bersangkutan.

3. Lihat Progres

Pada menu ini, user harus memilih survei/sensus apa yang akan dilihat progresnya. Misal di pilih survei konstruksi. Maka tampilannya akan seperti dibawah ini.

Lihat progres dokumen

Jika dipilih menu pada lingkaran merah nomor 1, maka akan muncul tampilan yang menunjukkan sampai proges manakah dokumen suatu survei seperti dibawah ini.

Lihat Rincian Pencacahan

Terdapat beberapa pilihan rincian pencacahan yang dapat digunakan super admin. Yang pertama adalah detail sampel. Fitur ini akan menampilkan daftar sampel dan status pencacahannya.

Yang kedua adalah berdasarkan PCL. Fitur ini menampilkan daftar PCL yang bertugas pada suatu survei beserta jumlah tanggungan sampel serta jumlah sampel yang telah dicacah, seperti dibawah ini.

Bagian selanjutnya adalah detail daerah. Pada fitur ini akan disajikan jumlah sampel dan statusnya berdasarkan level daerahnya. Yang pertama, akan ditampilkan berdasarkan kabupaten. User dapat mengklik nama kabupaten untuk melihat daftar kecamatan. Pada level ini, nama kecamatan juga dapat di klik untuk melihat jumlah sampel total dan jumlah sampel tercacah pada setiap kelurahan. Pada bagian kiri, juga akan diperlihatkan berapa persen progres dari wilayah bersangkutan. Berikut adalah salah satu contoh tampilan daftar kecamatan di Kota Jakarta Selatan. Pada kota ini progres pencacahan baru mencapai 40%.

• Admin dan PML

Pada level user ini, tidak terdapat perbedaan antara pilihan menu dan fitur untuk admin dan PML. Pada dasarnya admin dan PML adalah pegawai BPS kota/kab. Seringkali, satu orang merangkap menjadi admin sekaligus PML. Kegiatan kerjanya pun tidak jauh berbeda, sehingga fungsi user dapat digunakan bersama-sama. Berikut adalah tampilan dashboard untuk admin dan PML. Perbedaannya dari super admin terdapat pada bagian yang dilingkari merah, yaitu terdapat menu kelola beban kerja dan progres dokumen.

Progres Dokumen

Perbedaan tugas antara admin dan PML dapat dilihat pada bagian ini. Admin bertugas untuk menerima dokumen dari BPS Provinsi, dan di akhir pencacahan admin lah yang harus memastikan bahwa pengiriman dokumen atau hasil entri dari pencacahan telah dilakukan. Sementara PML lebih bertugas pada hal-hal yang berkaitan dengan organisasi wilayah sampel dan PCL.

Pada menu progres dokumen, terdapat 4 langkah utama yang dapat dilihat pada gambar dibawah. Tugas admin dan PML adalah memberi centang setiap menyelesaikan suatu tahapan, lalu klik simpan.

Kelola Beban Kerja

Fitur ini akan digunakan oleh PML. Menu ini berfungsi untuk membagi beban kerja PCL, berapa sampel untuk satu orang PCL, dan sampel daerah mana saja yang dialokasikan untuk seorang PCL. Untuk dapat menggunakan fitur ini, PML harus memilih survei terlebih dahulu, misalnya survei konstruksi, maka akan tampil daftar nama sampel. Klik pilih PCL pada bagian kanan tabel seperti lingkaran merah.

Maka akan terlihat rincian sampel. Pada bagian bawah seperti lingkaran merah dibawah ini, akan ditampilkan nama PCL yang bertugas pada kabupaten tersebut. PML memilih nama PCL dan klik simpan. Maka sampel tersebut akan otomatis masuk ke dalam daftar tanggungan PCL bersangkutan.

Lihat Progres

Untuk menu lihat progres, terdapat sedikit perbedaan dari super admin pada bagian lihat rincian pencacahan. Karena admin dan PML bekerja pada suatu kota/kabupaten, makan admin dan PML hanya dapat melihat progres dari kota/kabupaten dan daerah yang berada pada kota/kabupaten tersebut. Rincian jumlah sampel yang terlihat dibawah ini juga sudah berdasarkan jumlah sampel yang ada pada kota/kabupaten tersebut.

• PCL

Bagian dashboard PCL tidak berbeda dengan level user lainnya. Di sebelah kiri ditampilkan daftar survei yang sedang dilakukan di DKI Jakarta, sementara di sebelah kanan menunjukkan survei/sensus yang melibatkan PCL bersangkutan. Menu yang tersedia pada level PCL hanya pencacahan dan lihat progres.

Pencacahan

Ketika menu pencacahan diklik, PCL memilih survei (seorang PCL mungkin terlibat lebih dari satu survei/sensus dalam satu waktu), kemudian akan tampil daftar sampel yang menjadi tanggunannya seperti dibawah ini. Kemudian klik isi progres pada lingkaran merah.

Maka akan tampil rincian sampel. PCL perlu mengisi 2 hal yaitu memilih metode yang digunakan, yaitu wawancara langsung atau drop. Jika wawancara langsung dipilih, maka bagian tanggal wawancara akan aktif dan PCL mengisi tanggal sesuai keadaan di lapangan. Jika metode yang dipilih adalah drop, maka PCL perlu mengisi tanggal drop, dan jika dokumen telah diambil, isi tanggal ambil. Jika dokumen telah diisi dengan benar dan dapat dikatakan selesai, maka centang pilihan selesai dan simpan.

Lihat Progres

Pada bagian ini PCL dapat melihat seberapa jauh progres pencacahan yang dilakukannya. Rincian yang dapat dilihat PCL hanya sebatas detail sampel yang menjadi tanggungannya. Progres bar yang tersedia menunjukkan persentase pencacahan yang telah dilakukannya.